Cyfryzacja polskiego systemu podatkowego wchodzi w decydującą fazę. Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur staje się powszechnym standardem dokumentowania transakcji gospodarczych. Głównym celem wprowadzenia KSeF jest uszczelnienie systemu VAT, przyspieszenie obrotu dokumentami oraz ułatwienie rozliczeń - poprzez ujednolicenie struktury faktur elektronicznych. Dzięki integracji systemów księgowych z centralną bazą Ministerstwa Finansów, przedsiębiorcy zyskują pewność, że ich dokumenty są bezpieczne i zgodne z aktualnymi przepisami.
Jak uzyskać dostęp do KSeF?
Krok 1: Wybór odpowiedniego oprogramowania
Pierwszym krokiem jest decyzja, z jakiego narzędzia będziesz korzystać do obsługi e-faktur. Przedsiębiorcy mają do wyboru dwie ścieżki:
- Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów: Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF oraz system e-mikrofirma.
- Oprogramowanie komercyjne: Możesz korzystać z systemów księgowych dostępnych na rynku, o ile są one zintegrowane z wersją KSeF 2.0.
Krok 2: Uwierzytelnienie w systemie
Sposób logowania zależy od formy prawnej prowadzonej działalności:
- Jednoosobowa Działalność Gospodarcza (JDG): Dostęp jest możliwy od razu przy użyciu Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.
- Spółki i podmioty niebędące osobami fizycznymi: Jeśli podmiot nie posiada pieczęci kwalifikowanej, konieczne jest złożenie formularza ZAW-FA w urzędzie skarbowym w celu wskazania osoby uprawnionej.
Do uwierzytelnienia można wykorzystać Profil Zaufany, podpis kwalifikowany, pieczęć elektroniczną, certyfikat KSeF lub specjalny token. Osoby uprawnione mogą wygenerować klucz dostępu (certyfikat lub token) bezpośrednio w Aplikacji Podatnika MF.
Krok 3: Nadawanie uprawnień
Ostatnim etapem jest przydzielenie dostępu osobom i podmiotom, które będą operacyjnie obsługiwać faktury w Twoim imieniu. Uprawnienia można nadać pracownikom, współpracownikom oraz zewnętrznym biurom rachunkowym.
W ramach systemu możliwe jest przypisanie konkretnych ról, takich jak:
- Wystawianie faktur.
- Przeglądanie faktur.
- Zarządzanie uprawnieniami.
Gdzie znajdziesz pomoc?
Potrzebujesz pomocy? Szczegółowe informacje oraz wsparcie techniczne można uzyskać na stronie ksef.podatki.gov.pl lub dzwoniąc na infolinię Krajowej Administracji Skarbowej pod numery: 801 055 055 oraz 22 330 03 30.
